Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe?

Archiwizacja dokumentów księgowych w firmie powinna być skrupulatna i dokładna. Odpowiednie przepisy regulują przechowywanie i archiwizację takich dokumentów, gdyż dokumentacja księgowa stanowi główny dowód podczas kontroli urzędu skarbowego. Należy zapewnić odpowiedni dostęp do dokumentów nie tylko inspektorom podczas kontroli, ale również pracownikom i kontrahentom, którzy w każdej chwili mogą potrzebować stosownych papierów.

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Powinno się przechowywać następujące dokumenty księgowe:

• księgi podatkowe;
• rejestry VAT sprzedaży i zakupów;
• sprawozdania finansowe;
• dowody księgowe;
• dokumenty inwentaryzacyjne.

Wszystkie dowody transakcji, jak i ich korekty, muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Dokumenty powinny być segregowane w sposób chronologiczny według zasad prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów, które regulowane są przez rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dobrym zwyczajem jest również dzielenie dokumentów księgowych według okresów rozliczeniowych, co ułatwia ich znalezienie oraz analizowanie. Należy również wyznaczyć odpowiednie miejsce do przechowywania dokumentów księgowych. Powinno być ono bezpieczne tj. dostęp do takiego miejsca musi być ograniczony jedynie do wyznaczonych osób.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie papierowej i elektronicznej.

Od 1 stycznia 2019 roku możliwe jest prowadzenie papierowej archiwizacji dokumentów albo (jedynie) elektronicznej archiwizacji dokumentów. Przed tym okresem jedynie papierowe wersje dokumentów liczyły się jako dowód. Przedsiębiorcy mogli prowadzić elektroniczną archiwizację, ale jedynie równolegle z papierową.

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest o wiele prostsze i bezpieczniejsze. Odpowiednie i dopasowane systemy do archiwizowania dokumentów automatycznie je numerują oraz przypisują do odpowiednich sekcji. Znalezienie dokumentów jest niezwykle proste — wystarczy wpisać odpowiednią frazę, datę lub wejść na profil klienta i wszystko jest dostępne. Elektroniczna archiwizacja dokumentów rozwiązuje również problem bezpieczeństwa, gdyż do dokumentów mają dostęp jedynie uprawnieni użytkownicy, a dokumenty są trzymane na szyfrowanych dyskach.

Dużym minusem archiwizacji elektronicznej jest sam proces przejścia z dokumentacji papierowej. Wymaga to zeskanowania oraz opatrzenia kwalifikowanym procesem elektronicznym i pieczątką wszystkich zgromadzonych dokumentów księgowych. W przypadku większych firm może się to wiązać z dość długim okresem przygotowawczym. Jednak na dłuższą metę, warto jest to zrobić, gdyż w przyszłości zaoszczędzi to i czas i pieniądze.